Lássuk mit jelent!

-          Időben megbízhatóan kell előre tervezni a közúti szállítási tevékenységet, mert az EKÁER szám igénylést az indulás előtt be kell fejezni, hogy a szállítmány, azaz a szállítandó termék és a szállító teherautó az indulás pillanatában rendelkezzen ellenőrizhető EKÁER azonosítóval.

-          Egészen pontosan tudnia kell az EKÁER kötelezettnek, milyen termék, milyen értékben és milyen súlyban kerül majd a szállító járművekre. Azt is tudnia kell, hogy ez a három kulcsadat, a szállító jármű mozgása során a fel- és lepakolások miatt, hogyan fog változni.

-          Felelősséggel el kell tudniuk dönteni a termelő-, gyártó- és kereskedő cégeknek, mely közúti szállításaik lesznek EKÁER szám igénylésére kötelezettek.

-          Partnerek adatait, legyen akár szállító, akár vevő, naprakészen nyilván kell tartani, mivel ezen partnerek telephelyei lesznek a leadási és átvételi helyszínek. Pontatlan nyilvántartás hibás EKÁER jelentést eredményezhet.

-          Nem csak a termék és áru mozgását követi az EKÁER, hanem az ezeket szállító járműveket is azonosítani kell a rendszámuk megadásával.

-          A jármű műszaki hibája, fuvarátszervezés, vagy akár a szállítás egyéb változása miatt, az EKÁER adatbázist folyamatosan frissítenie szükséges a bejelentésre kötelezettnek. Azaz módosítania kell az autó rendszámát, vagy a felvételi, illetve a leadási címet. Más esetekben az áru értékét és súlyát indokolt korrigálni.

-          Minden esetben dokumentálni szükséges a közúti szállítás befejezését és a NAV rendszerében is le kell zárni a jelentésre kötelezettnek a korábban megigényelt EKÁER eseményt.

-          Helyszíni és utólagos NAV ellenőrzés sikere érdekében, a közúti szállítás minden lépését megfelelő részletezettséggel dokumentálni szükséges és az erről szóló iratokat hosszú ideig meg kell őrizni.

-          Ha nem a termelő-, gyártó-, vagy kereskedő cég végzi a szállítást, hanem a vevője, eladója, vagy fuvarozó szolgáltató, akkor ugyan úgy az alap kötelezettet terheli az EKÁER precíz használatáért a felelősség. Még akkor is, ha másodlagos hozzáférést adott a NAV EKÁER rendszere felé a partnerének. Emiatt az elsődleges kötelezettnek nagyon pontosan és megbízhatóan szükséges adminisztrálnia és dokumentálnia a saját felelőségi körébe tartozó, de mások által elvégzett közúti termékmozgásait.

Az előbbiekben áttekintett feladatok és kötelezettségek kézi lekezelése hihetetlen energiákat emészthet fel és a sok ráfordított idő sok munkabérbe is kerül. Ráadásul nem egyszeri teherként, hanem a vállalkozások működéséhez elengedhetetlen rendszeres, minden napon ismétlődő munkaként és költségként.

Az esetleges jóhiszemű hibákból komoly bonyodalmak adódhatnak és a büntetés fizetésének kockázatát sem szabad a szőnyeg alá söpörni.

Mit tehet ennyi feladattal egy hatékonyságra törekvő és az újdonságokra nyitott vállalkozás? - Felméri az elektronikus megoldások lehetőségét!

Milyen helyzetek és megoldási koncepciók lehetnek a tetemes mennyiségű EKÁER jelentésre kötelezetteknél?

-          A kötelezett vállalkozás rendelkezik integrált vállalatirányítási rendszerrel (ERP), vagy más olyan szoftverrel (pl. fuvarszervezővel), amelyben az EKÁER-hez szükséges adatok egésze, vagy nagy része megbízhatóan fellelhető és direkt kiépített elektronikus kapcsolattal (interfész) átadható a NAV rendszere felé. Ennek hátránya, hogy az interfész kiépítése időigényes, nagyon költséges egyedi szoftverfejlesztés és gyakran nehézkes a két összekapcsolandó rendszer összehangolása.

-          Amennyiben ERP-ből, vagy megfelelő adattartalmat kezelő egyéb szoftverekből kiolvashatóak az EKÁER-hez szükséges adatok, például egy előre strukturált MS Excel táblázatba, akkor a táblázatot adatátvivő eszközként használva, beolvashatóak ezen adatok egy olyan ügyviteli szoftverbe, amely már kiépített EKÁER interfésszel rendelkezik a NAV-hoz. Ez a szoftver elvégzi az EKÁER köteles árumozgatások leválogatását az összes ármozgásból, azaz felelősséggel eldönti, mire kell EKÁER számot igényelni. Majd el is végzi az igénylést, illetve a bejövő adatokból az utánkövetést és a lezárást. Így az egyedi interfész kiépítésének ideje és költsége, illetve az összehangolás problémája nem az EKÁER kötelezettet terheli, hanem a közvetítő szoftver fejlesztőjét.

-          Ha nem állnak rendelkezésre elektronikus formában az EKÁER-hez szükséges adatok a vállalkozásnál, de megoldható az adatok Excel táblázatban vezetése és olyan struktúrában kezelése, mely szinkronban van az EKÁER jelentési kötelezettséggel, akkor a manuális táblázat adatai beolvashatóak a már kiépített EKÁER interfésszel rendelkező ügyviteli szoftverbe. Itt megismétlem, hogy ez a szoftver elvégzi az EKÁER köteles árumozgatások leválogatását az összes ármozgásból, azaz felelősséggel eldönti, mire kell EKÁER számot igényelni. Majd el is végzi az igénylést, illetve a bejövő adatokból az utánkövetést és a lezárást.

-          Persze dönthet úgy a kötelezett, hogy a kézi adatrögzítésnél marad és a munkatársai manuálisan töltik fel a NAV EKÁER oldalára a szükséges adatokat, de ezzel

o   nem indokolható bér- és adminisztrációs költségeket,

o   valamint hiba esetén büntetést vállal magára.

Természetesen azoknál, akiknél nincs számottevő EKÁER tranzakció, ott reális és indokolt, ha manuális jelentést végeznek.

Fontos, hogy a folyamatosan változó világunkat az EKÁER támogató szoftver is kövesse és folyamatosan frissítéseket végezzen a fejlesztője, akár a jogszabálykövetés, akár az üzleti folyamatok optimalizálása terén.

DLM Cégcsoport egy intelligens üzleti szoftverek fejlesztésével és vállalati pénzügyi tanácsadással foglalkozó, teljesen hazai vállalkozáscsoport, közel két évtizedes múlttal. A DLM Cégcsoport TruTransit nevű programja kiépített és kitesztelt interfész kapcsolattal rendelkezik a NAV EKÁER rendszere felé, valamint képes más szoftverekből rugalmasan átvenni adatokat, vagy más szoftverekből táblázatba exportált adatokat, illetve manuálisan kitöltött táblázatokat beolvasni. A TruTransit tökéletesen automatizálja a közúti szállításai közül az EKÁER kötelesek kiválogatását, illetve ezt követően a teljes körű EKÁER kezelést. Ezzel munkaidőt és pénzt takarít meg a felhasználó vállalkozás, valamint több figyelme marad az alaptevékenységére és nem kell területidegen adminisztrációval lekötnie a munkatársait.

A TruTransit fuvarozók részére fuvarszervezői szolgáltatásokat is nyújt és pluszban egy innovatív ügyfélportált, mely önállóan, vagy a fuvarozó honlapjába építve, alkalmas a törzsmegrendelők fuvarmegrendeléseinek non-stop leadására. A megrendelők folyamatosan on-line nyomon követhetik a megrendelésük teljesítésének állását a megrendelés befogadásától az áru leadásáig. Továbbá lehetőség van többfajta metódusban automatikus árkalkulációra a megrendelő felé és több más hasznos funkcionalitás is a felhasználók időspórolását, illetve kényelmét szolgálja. Ha XXI. századi szinten szeretné elektronikus alapokra áthelyezni ügyfélkapcsolatait és csökkenteni a manuális munkát, valamint a vele járó hibalehetőségeket, akkor a TruTransit ideális választás.

Bevezetéséhez nem kell nagy összegű szoftvervásárlási költségekkel kalkulálnia, mivel havi bérleti díjas megoldással, induló költségek nélkül, az adminisztráción elért megtakarításból fedezheti a havi díjat. Szerver, vagy egyéb hardver vásárlására sem lesz szüksége, mert a bérleti konstrukció és a web alapú működés ezt is kiválthatja.

Szeretne innovatív technológiával pénzt megtakarítani? Amennyiben termelő-, gyártó-, vagy kereskedőcégként, illetve fuvarozóként felkeltette a TruTransit szoftver az érdeklődését, forduljon a DLM Cégcsoporthoz: Cser Gábor kereskedelmi igazgató, gabor.cser@dlms.hu, +36-20-9-662-339.

További hatékonyságjavító szoftverek: www.dlmappstore.com

Eredményes gazdálkodást kívánunk!

DLM Cégcsoport

www.dlmsolutions.hu

www.dlmconsulting.hu

www.cardeon-auto.hu

www.cardeon.hu